O bałagan na biurku nie jest trudno. Wystarczy kilka minut, by to miejsce pracy przypominało teren, przez który przetoczyła się trąba powietrzna. Wypełniamy DOKUMENTY, gdy nagle przychodzi korespondencja. Otwieramy ją, wyciągamy faktury i kładziemy je na bok, by o nich nie zapomnieć. Za chwilę przychodzi inny pracownik – kładzie na biurko kolejne dokumenty. Za chwilę dzwoni szef, dla którego trzeba coś znaleźć – i już na blacie pojawia się segregator. Na szczęście biurkowy bałagan można łatwo okiełznać.
Sztuka organizacji porządku na biurku nie jest trudna. Im więcej biurko posiada szafek, przegródek, wysuwanych półek czy szuflad – tym lepiej. Jednak trzeba uważać, by i tam panował ład. Nie należy ograniczać porządku do blatu.
Przede wszystkim ustalmy, co może znajdować się na biurku. Proponuję, by było to tylko to, co jest najważniejsze – komputer, telefon, długopis i organizer. Wszystkie inne artykuły biurowe oraz dokumenty porządkujemy na bieżąco. To bardzo ważne, inaczej powstanie taki scenariusz, jaki przedstawiłam na początku. Do każdego rodzaju dokumentów i artykułów biurowych przyporządkowałam konkretną przestrzeń. W szufladzie z prawej strony mam drobne artykuły biurowe, takie jak zszywacze, spinacze, nożyczki, karteczki samoprzylepne, ołówki itp., z kolei na wysuwanej półce trzymam bieżącą korespondencję oraz dokumenty, które potrzebne są mi danego dnia – wcześniej umieszczam je w odpowiednich teczkach. Zamykana szafka to idealne miejsce na artykuły, które są zapasowe, dostępne w dużych ilościach lub rzadko eksploatowane – ryzy papieru do drukarki, tonery, zszywki, koperty czy zapasowe ołówki i zakreślacze. Wszystko ma tam swoje miejsce, dzięki czemu wystarczy mi rzut oka, by wiedzieć, co akurat się kończy i wymaga uzupełnienia. Nie wyobrażam sobie sytuacji, gdy w obecności klienta kończy mi się papier czy tusz w drukarce, a ja nie mam w biurku odpowiedniego zapasu.
Porządek nie byłby możliwy bez segregatorów, koszulek i skoroszytów, w których można dowolnie segregować dokumenty, a później łatwo znajdować te potrzebne. Warto wprowadzić nawet symbolikę kolorystyczną – np. czerwone segregatory/teczki to faktury, żółte umowy z klientami itp.
Zawsze pamiętajmy o tym, że biuro to wizytówka firmy i pierwsze wrażenie klienta nie powinno być budowane na podstawie biurkowego rozgardiaszu.
Źródło zdjęć: pinterest.com
Nasz sposób na porządek na biurku?
Organizer
Pojemniki na segregatory, teczki
Szuflady
Podstawki na dokumenty