Jak przechowywać tajne dokumenty?
Praktycznie w każdej branży pojawiają się wrażliwe dane lub dokumenty, nad którymi należy sprawować szczególną pieczę. Nieważne, czy mowa o biurze rachunkowym czy poradni lekarskiej – każdy, nawet jednoosobowy sekretariat powinien posiadać system archiwizacji dokumentów wymagających wyjątkowej dyskrecji.
Szafa na dokumenty – dyskrecja to podstawa
Jednostka prawnie zobowiązana do zachowania tajemnicy w odniesieniu do konkretnych rodzajów informacji powinna koniecznie posiadać na wyposażeniu zamykaną na klucz szafę na dokumenty. Jest to najpewniejszy i najbezpieczniejszy sposób zabezpieczenia wrażliwych danych. Wbrew pozorom nie zawsze są to okazałe meble, które zajmują cenną przestrzeń. Wielu producentów oferuje również modele zamykane na klucz, lecz w stosunkowo niewielkim wydaniu.
FOTO: Szafka na dokumenty metalowa na zamek GRSM10, Na 7 szuflad GRSM07
Aktówki papierowe – podstawa wyposażenia sekretariatów
Każdy sekretariat powinien zaopatrzyć się w papierowe aktówki. Są one lekkie i zajmują wyjątkowo mało miejsca, a pozwalają bezpiecznie osłonić wrażliwą dokumentację. Nie muszą to być jednak cienkie modele, mieszczące maksymalnie zaledwie kilkanaście kartek. W sklepach z zaopatrzeniem biurowym łatwo znaleźć również egzemplarze, które pomieszczą zdecydowanie więcej dokumentów!
FOTO: Teczka tekturowa Donau z gumką, gładka
Plastikowe szafki na dokumenty i kilkupoziomowe pojemniki
Dla mniejszych sekretariatów doskonałą propozycją będą szafki na dokumenty zamykane na klucz, jednak wykonane z plastiku. Są one tańsze i lżejsze, niż ich metalowe odpowiedniki, a również gwarantują pełną dyskrecję. Ciekawym rozwiązaniem są także kilkupoziomowe pojemniki na dokumenty. Od szafek odróżnia je to, że nie zabezpiecza ich żaden zamek. Mimo to doskonale chronią dokumenty przed niepożądanymi spojrzeniami.
FOTO: Szafka plastikowa na dokumenty Grand 5 szuflad na zamek GR-SP05
FOTO: Pojemnik na dokumenty Durable Varicolor z 5 szufladkami
Teczki papierowe, kopertowe, plastikowe i z przegródką – w które inwestować, a których unikać?
Przed niezwykle szerokim wyborem staną sekretariaty, które postanowią przechowywać dokumentację w teczkach. Dzięki ogromnemu zróżnicowaniu można znaleźć egzemplarz ściśle pasujący do indywidualnych preferencji. Jedynym kryterium, jakie należy obowiązkowo zachować, jest ich nieprzezroczystość – jedynie takie modele spełnią właściwie swoje zadanie.
Foto: Teczka Box PP Panta Plast na gumkę Paris A4
Foto: Teczka Panta Plast A4 6 kieszeniami Tai Chi