Jak wybrać dobry segregator na dokumenty

• Historia segregatora
  • Segregator-co to jest?
  • Jak działa segregator
  • Rodzaje segregatorów
  • Jak wykorzystać segregator
  • Rodzaje segregatorów
• Jak wykorzystać segregator
  • Jak zorganizować segregator
• Jak przechowywać segregator
  • Ile waży pusty segregator
• Gdzie kupić segregator
  • Ile kosztuje segregator
• Jak ozdobić segregator
• Gdzie wyrzucić stare segregatory

Biuro to miejsce, w którym nie da się uniknąć stosów dokumentów, które muszą być odpowiednio przechowywane i zorganizowane. Mimo że ze względu na postęp technologiczny i wszechobecną cyfryzację ilość papierologii została ograniczona do minimum, to ważna dokumentacja wciąż musi zachowywać się w niezmienionej formie. Umowy, faktury oraz inne pisma muszą być przechowywane i archiwizowane zgodnie z instrukcją kancelaryjną, którą stosuje się nie tylko w przypadku placówek administracyjnych, ale także w firmach i korporacjach. Prawidłowa organizacja dokumentacji nie tylko pozwoli zachować porządek w biurze, ale także ułatwi znalezienie wymaganego pisma. Trudno szukać wygodniejszego sposobu przechowywania dokumentów niż segregator, dlatego stanowi on podstawowe wyposażenie każdego biura. Co warto o nim wiedzieć i jak znaleźć najlepszy wariant do swojej firmy?

Historia segregatora

Z koniecznością archiwizacji dokumentów mierzono się już w dawnych czasach, gdzie sporządzane były pierwsze zapiski dotyczące ludności. Gromadzenie dokumentacji nie jest więc niczym nowym, mimo że obecnie większość z nich przechowuje się na zewnętrznych dyskach. Żeby lepiej zrozumieć genezę segregatorów, bez których trudno się obecnie obejść, należy cofnąć się aż do dziewiętnastego wieku. W 1896 roku powstał pierwszy segregator, który praktycznie w niezmienionej formie zachował się do dnia dzisiejszego. Jego pomysłodawcą i wykonawcą był Louis Leitz, a pierwszy prototyp współczesnego segregatora służył do przechowywania korespondencji.

Segregator – co to jest?

Trudno znaleźć osobę, która nie miałaby nigdy styczności z tradycyjnym segregatorem na dokumenty. Wykorzystywany on jest nie tylko w biurach, ale także domach, żeby zachować porządek w dokumentach i mieć nad nimi lepszą kontrolę. Segregator to nic innego jak swojego rodzaju skoroszyt, który służy do archiwizowania dokumentów. Wykonany jest z twardej tektury, która zapobiega pogięciu się kartek oraz zniszczeniu zawartości. Tradycyjny segregator biurowy wyposażony jest w dziurkę na grzbiecie, która umożliwia do niego łatwy dostęp. Dzięki takiemu rozwiązaniu,segregator można wyciągnąć z półki, nawet gdy całkowicie zajmuje on jej przestrzeń. Segregatory na dokument występują w różnych formatach, wariantach kolorystycznych oraz metodach otwierania. Można również dokupić do nich dodatkowe akcesoria, dzięki którym segregacja dokumentów będzie dużo łatwiejsza.

Jak działa segregator?

Zasada działania segregatora jest prosta, gdyż składa się on jedynie z tekturowej konstrukcji oraz niewielkiego mechanizmu wewnątrz skoroszytu. Segregator ringowy wyposażony jest w specjalne kółka, na których umieszcza się dokumenty w foliowych koszulkach.

W ten sposób łatwo nimi operować, a jednocześnie stanowi to dodatkową ochronę przed uszkodzeniem kartki. Segregatory ringowe mogą posiadać prosty mechanizm manualny, który wymaga ręcznego otworzenia kółek, aby wyjąć lub włożyć dokument. Nieco bardziej zaawansowany wariant stanowią segregatory biurowe z mechanizmem dźwigniowym. Wyposażone są one w specjalny uchwyt, który po naciśnięciu otwiera kółka. Takie rozwiązanie stosuje się zazwyczaj w segregatorach firmowych, o bardzo dużej pojemności.

Dzięki temu łatwiej dostać się do zawartości skoroszytu, bez konieczności używania dużej siły. Większość segregatorów ma na grzbiecie naklejoną fabrycznie etykietę, co pozwala dokładnie opisać kategorię przechowywania dokumentów. W przypadku mniejszych formatów, segregator biurowy ma wewnątrz wpiętą wkładkę, którą można uzupełnić spisem treści archiwizowanej dokumentacji.

Rodzaje segregatorów

Mogłoby się wydawać, że segregatory na dokumenty ze względu na swoją konstrukcję, nie mogą się znacznie od siebie różnić. Nic bardziej mylnego, gdyż oprócz detali estetycznych i kolorystyki, segregatory biurowe występują w wielu modelach. Różnice te wynikają z zastosowanego mechanizmu, przeznaczenia czy dodatkowych funkcji. Taka różnorodność pozwala dopasować produkt do własnych potrzeb oraz kategorii przechowywanej dokumentacji. Wśród dostępnych wariantów na rynku można wyróżnić:

• Segregator biurowy – jest to jeden z najbardziej uniwersalnych wariantów, który sprawdzi się do przechowywania dokumentów w domu i w biurze. Charakteryzuje się prostą konstrukcją i jednolitą kolorystyką. W zależności od formatu, może być wyposażony w kółko na grzbiecie i dodatkową szynę przy kółkach, która trzyma dokumenty w jednym miejscu.

• Segregator archiwizacyjny – ten wariant jest podobny do segregatora biurowego, jednak jego estetyka może być bardziej surowa, gdyż nie posiada kolorowej etykiety. Segregator archiwizacyjny jak sama nazwa wskazuje przeznaczony jest przede wszystkim do archiwum. To ekonomiczne rozwiązanie w archiwizacji, które pozwoli uporządkować dokumenty i zastrzec do nich dostęp dla osób z zewnątrz.

• Segregator plastikowy – model ten charakteryzuje się dość miękką konstrukcją, dlatego nie sprawdzi się do pionowego przechowywania. Segregator plastikowy pełni najczęściej funkcję skoroszytu na podręczne dokumenty, gdyż posiada ograniczoną pojemność. W tej kategorii często występują segregatory cienkie, które zamiast ringów, mają jedynie przegrodę do przechowywania dokumentów, tworząc pewnego rodzaju teczkę.

• Segregator premium – w tej kategorii można zawrzeć wszystkie segregatory, które cechuje lepsza jakość wykonania. W wielu przypadkach okleina znajduje się  również w środku segregatora, co wpływa na jego trwałość. Co więcej, segregatory premium wyróżnia jednocześnie niestandardowa kolorystyka oraz ozdobne zamknięcie do zabezpieczenia dokumentów podczas przenoszenia. To dobry wybór dla osób, które stawiają na solidność i estetykę.

Segregator Leitz Active Solid A4 82mm

• Segregator do akt osobowych – zalicza się do specjalnej kategorii produktów, obowiązkowych dla każdego miejsca pracy. Taki segregator firmowy służy do przechowywania akt pracowników, a dla ułatwienia podzielony jest na trzy sekcje. Segregatory na dokumenty pracownicze mają różnokolorowe zakładki wewnątrz, a dodatkowo są już fabrycznie zatytułowane „Akta osobowe”. Poza tym, model ten nie różni się konstrukcją od standardowych segregatorów biurowych.

• Segregator ofertowy – tę kategorię tworzą segregatory firmowe, które służą do zaprezentowania oferty. Wykonane są ze skóropodobnego materiału i mają dodatkowe kieszenie do umieszczenia spersonalizowanych dokumentów z firmowym logo. Są to eleganckie segregatory, które stanowią wizytówkę firmy i wpływają na jej profesjonalny wizerunek. Zazwyczaj posiadają ograniczoną pojemność i tradycyjny mechanizm ringowy, do którego łatwo wpiąć broszury reklamowe.

Poszczególne segregatory dostępne są w różnych wersjach kolorystycznych, co jest pomocne w segregacji dokumentów. Na rynku dostępne są także segregatory dekoracyjne, które są ozdobione ciekawymi wzorami lub postaciami z bajek w przypadku segregatorów dla dzieci.

Jak wykorzystać segregator?

Podstawową funkcją segregatorów jest przechowywanie dokumentów, jednak nie można zapominać o tym, że można je wykorzystać także w inny sposób. Z tego względu na rynku dostępne są różne warianty, które będą kompatybilne z materiałami o określonej wielkości. Wymiary segregatora określane są na podstawie wysokości i długości okładki oraz szerokości grzbietu. Jak wykorzystać segregator, sugerując się jego parametrami technicznymi?

• Segregator A3 – jest to jeden z większych wariantów na rynku, którego standardowe wymiary to 350x440x70mm. Segregator A3 ze względu na swoje parametry, można wykorzystać do przechowywania dokumentacji projektowej, szablonów, materiałów reklamowych oraz broszur o nieco większym formacie niż standardowa kartka.

• Segregator A4 – to najpopularniejszy i najbardziej uniwersalny model. Jeżeli chodzi o segregatory A4, wymiary to 285x320x75mm. Oczywiście szerokości grzbietu są w tym przypadku bardzo zróżnicowane, dzięki czemu można dopasować pojemność kartek do potrzeb. Segregatory A4 są przystosowane do przechowywania typowego arkusza papieru, dlatego znajdą zastosowanie w biurach, szkołach, domach i wszędzie tam, gdzie potrzebna jest dobra organizacja dokumentacji.

• Segregator A5 – standardowe wymiary tego formatu tu 225 x 235 x 75mm. Segregator A5 ze względu na niewielkie wymiary, ma ograniczone możliwości użycia. W biurze można go wykorzystać do przechowywania dokumentów w wielkości standardowego zeszytu. Mogą to być na przykład wyciągi, rachunki, korespondencja czy notatki służbowe. Dostępne są także wersje o mniejszej szerokości grzbietu, na przykład 20 lub 50mm.

W sprzedaży dostępne są również segregatory A6, które zazwyczaj można znaleźć w kategorii produktów dla dzieci. Również segregator B5 ze względu na swoje niestandardowe wymiary, nie sprawdzi się do przechowywania dokumentów, a raczej drobnych zapisków czy kopert.

Jak zorganizować segregator?

Segregator pozwala uporządkować dokumenty i ułatwić z nimi pracę. W dużych firmach i biurach, gdzie dokumentacja jest obszerna, można dodatkowo pomóc sobie w segregowaniu materiałów, wykorzystując do tego akcesoria do segregatorów. Żeby zachować porządek wśród segregatorów, warto zdecydować się na podpisanie ich zawartości. Większość segregatorów ma na grzbiecie fabrycznie naniesioną naklejkę. W niektórych wariantach na grzbiecie znajduje się specjalna kieszeń na wsuwane etykiety, które można wymienić wraz ze zmianą wpiętej dokumentacji. Innym sposobem na lepszą organizację segregatora są zakładki, kolorowe skoroszyty i teczki kopertowe do wpięcia na ringi. Dzięki różnym kolorom można pogrupować zawartość segregatora i w razie potrzeby łatwiej znaleźć wybraną kategorię dokumentów.

Jak przechowywać segregator?

Dobra organizacja biura to nie tylko archiwizowanie dokumentów według ustalonego klucza, ale także prawidłowe przechowywanie segregatorów. Te najczęściej używane, zawierające dokumenty, do których systematycznie się wraca, warto ustawić na półce w zasięgu ręki. Należy pamiętać o odpowiednim podpisaniu etykiety na grzbiecie, aby łatwiej znaleźć potrzebną dokumentację. Segregatory z miękką okładką można schować w szufladzie, gdyż ze względu na niestabilną okładkę, nie sprawdzą się do ustawienia w pionie. Warto zaopatrzyć się także w pojemnik archiwizacyjny, w którym układa się segregatory do góry grzbietem, aby w razie konieczności, był do nich wygodny dostęp. Takie przechowywanie zapobiegnie zniszczeniu segregatorów oraz zaginięciu ich wśród innych dokumentów.

Ile waży pusty segregator?

Odpowiednie zaplanowanie przechowywania segregatorów ma znaczenie nie tylko dla organizacji pracy w biurze, ale także komfortu pracowników. Segregatory zawierające obszerną dokumentację mogą sporo ważyć, dlatego bezpieczniej jest je ułożyć na niskiej półce lub przechowywać w pojemniku archiwizacyjnym. Pusty segregator A4 o grzbiecie 75 waży jedynie około 420g, w zależności od tego, z czego jest wykonany. A ile waży pełny segregator? To oczywiście zależy od jego zawartości, ale w przypadku pełnego segregatora, jego waga może wynieść nawet 2,5 kg. Dla zachowania zasad BHP w biurze, tak obszerne segregatory nie mogą stać na wysokich, niestabilnych półkach, aby nie stwarzały zagrożenia dla pracowników. Należy więc wygospodarować bezpieczną przestrzeń do ich przechowywania, aby nie było konieczne ich dźwiganie.

Gdzie kupić segregator?

Pojedyncze segregatory można kupić praktycznie wszędzie, gdyż są one dostępne nawet w marketach, na dziale z artykułami papiernicze. Do wyposażenia biura, gdzie potrzeba większej ilości segregatorów i muszą one spełniać wysokie wymagania co do jakości, lepiej zdecydować się na specjalistyczny sklep z artykułami biurowymi. Dobrym pomysłem jest skorzystanie z oferty sklepu internetowego, gdyż w takich miejscach asortyment jest bardziej zróżnicowany. Dodatkowo można od razu zakupić akcesoria do organizacji i przechowywania segregatorów, a przy większych ilościach liczyć na atrakcyjne rabaty.

Ile kosztuje segregator?

Wszystko zależy od jego wielkości, przeznaczenia i sposobu wykonania. Standardowy segregator A4 z mechanizmem dźwigniowym i wymiennymi etykietami kosztuje około 5 zł. Nie oznacza to, że tanie segregatory są gorszej jakości, gdyż kupując je w profesjonalnym sklepie z artykułami biurowymi, objęte są one nawet 5 letnią gwarancją na mechanizm dźwigniowy. Jeżeli chodzi o ofertowy segregator, cena może być nieco wyższa i wynosić około 20 zł. Należy jednak pamiętać, że wykonany jest on z materiału skóropodobnego i stanowi wizytówkę firmy, dlatego warto w niego zainwestować, aby w ciekawy sposób zaprezentować ofertę.

Jak ozdobić segregator?

Biuro stanowi wizytówkę firmy i wpływa na jej wizerunek. W takich miejscach liczy się dobra organizacja pracy i porządek, dlatego segregatory muszą być przede wszystkim funkcjonalne. Warto jednak zainwestować w ładne segregatory, które wpłyną korzystnie na estetykę miejsca i będą atrakcyjnym uzupełnieniem półki. Na rynku dostępne są także segregatory ozdobne, które jednak nie zawsze będą dobrym wyborem w profesjonalnej, poważanej firmie. Taki wariant sprawdzi się za to w domu czy w firmach, które prowadzą mniej zobowiązującą działalność. Żeby urozmaicić wnętrze dekoracyjnym segregatorem, można zdecydować się na samodzielne ozdobienie jego okładki. Wystarczy okładkę zwykłego segregatora okleić ozdobnym papierem lub materiałem, aby całkowicie zmienił swój wygląd. W sprzedaży dostępne są gotowe naklejki, a osoby kreatywne mogą wykorzystać materiały do decoupage, tworząc spersonalizowaną okładkę segregatora.

Gdzie wyrzucić stare segregatory?

Wszystko z biegiem czasu się zużyje i straci swoje właściwości i tak samo jest w przypadku segregatorów. Mimo że są one wykonane z materiałów o dużej trwałości, to prędzej czy później trzeba będzie je wymienić na nowe. Tu rodzi się pytanie, gdzie wyrzucać segregatory zgodnie z zasadami segregacji śmieci. Tak naprawdę wszystko zależy od materiału, z którego zostały wykonane. Według zaleceń dotyczących gospodarki odpadami, zużyty segregator należy wyrzucić do czarnego pojemnika z odpadami zmieszanymi. Jeżeli jego okładka wykonana jest z plastiku, wówczas odpowiednim miejscem będzie pojemnik na tworzywa sztuczne i metal, oznaczony kolorem żółtym. Należy pamiętać, że dotyczy to pustych segregatorów bez zawartości. Przed wyrzuceniem trzeba wyjąć dokumenty oraz usunąć etykiety, które zawierają wrażliwe dane. Dokumentacja biurowa musi być archiwizowana przez określony czas, a pozbycie się przestarzałych wydruków powinno się odbywać zgodnie z przepisami.