W każdym biurze znajdują się setki, jeśli nie tysiące rozmaitych dokumentów. Aby zapanował w nich porządek i nic się nie zgubiło, należy je odpowiednio segregować. Każde biuro powinno wypracować sobie swój własny system. Nie obejdzie się jednak bez stosownych pomocy, które ułatwiają opanowanie chaosu.
Stosuj odpowiednie kryterium
Tematyka dokumentów to jedno z kryteriów, na których można oprzeć naszą segregację. Porządkując dokumenty, można je dzielić z uwagi na:
- rodzaje – tutaj umieszczamy na przykład wszystkie wnioski;
- formę – tu trafią wszystkie formularze;
- obieg – do tej kategorii zaliczyć można dokumenty, które przyszły do firmy z zewnątrz oraz te, które mają charakter wewnętrzny;
- poufność.
Wykorzystuj teczki i segregatory
Chcąc mieć w dokumentach biurowych prawdziwy porządek, koniecznie trzeba sięgnąć po niezbędne wyposażenie każdego biura. Idealnie sprawdzą się w tym wypadku najróżniejsze segregatory oraz teczki, w których możemy ładnie dokumenty ułożyć. Segregatory dostępne są w różnych rozmiarach i kolorach. Podobnie teczki. Segregacja kolorystyczna dokumentów sprawia, że można je potem odnaleźć bez najmniejszego wysiłku.
Nigdy nie odkładaj porządkowania dokumentów na potem
Aby w dokumentacji biurowej zawsze panował porządek, należy dokumenty segregować natychmiast po ich pojawieniu się na biurku. Odkładanie tego na potem może skończyć się powstaniem prawdziwego bałaganu, który trudno nam będzie później opanować. Poza tym łatwiej wpinać w segregator jeden dokument, niż później robić to z dużo większą ich liczbą.
Dbaj o porządek na biurku
Nawet najlepiej uporządkowane i posegregowane dokumenty mogą zaginąć, kiedy na biurku będzie panował prawdziwy nieład. Zrób więc wszystko, aby każdy przedmiot na biurku miał swoje miejsce. Dzięki temu nie będzie problemów ze znalezieniem tego, co akuratne jest potrzebne. Usprawni to istotnie pracę i sprawi, że będzie ona przebiegała naprawdę szybko.
Artykuł poniższy jest fragmentem książki „Zarządzanie czasem”, Thomas Wieke, księgarnia internetowa Onepress.pl
Pewna reguła organizacyjna mówi: w miarę możliwości tylko raz bierz każdy dokument do ręki. Dotyczy to także teczek i segregatorów z dokumentacji do projektów. Dopóki nie nazbierało się więcej niż pięć do dziesięciu kartek, papiery będą jeszcze przejrzyste. Doświadczenie wskazuje jednak, że po krótkim czasie gromadzą się najróżnorodniejsze papiery dotyczące projektu. Wtedy należy wpiąć je do segregatora. Przeznacz dziesięć minut na sięgnięcie po dziurkacz i połączenie wszystkich oddzielnych kartek w skoroszyt. Jednakowe razem (np. korespondencja), a różnego rodzaju (np. plan marketingowy, opis projektu, notatki telefoniczne) oddzielone przekładkami. Jeżeli dokumentacja jest obszerna można ją zbindować.
Co Ci może się przydać:
Koszulki na dokumenty 
Grzbiety zaciskowe sprawdzą się szczególnie gdy nie chcesz dziurawić dokumentów a mogą one np. stanowić ofertę 
Skoroszyt wpinany do segregatora ułatwi Ci segregację dokumentów w bardzo dużym stopniu. Pozwoli również łatwo odszukać potrzebnych materiałów 
Segregatory mają bardzo dużą gamę kolorystyczną dzięki czemu każdy rok możesz chować w innym kolorze, znacznie ułatwi Ci to w przyszłości poszukiwania;) 
Zakładki indeksujące rewelacja gdy musisz zaznaczyć dokumenty do uzupełnienia, podpisu szefostwa,… 