Niezależnie od branży i wielkości firmy, przedsiębiorstwa i instytucji obieg dokumentów jest ogromny. Jak przechowywać dokumenty w firmach i instytucjach. Faktury, umowy, dokumenty sprzedaży, dokumenty kadrowe i księgowe, dane osobowe, informacje poufne z kontrahentami — każdy z tych dokumentów jest bardzo istotny dla firmy. Powinien być przechowywany w bezpieczny sposób. Papierowe akta gromadzą się w ekspresowym tempie. Jak je przechowywać, aby móc je odnaleźć, gdy będą potrzebne? Zarządzenie dokumentami jest wpisane w życie każdej firmy oraz regulowane przepisami prawa. Jak przechowywać je w odpowiedni sposób?
Dlaczego przechowywanie dokumentów firmowych jest tak ważne?
Przedsiębiorstwa i instytucje na całym świecie zbierają ogromne ilości informacji dlatego tak często zastanawiają się jak przechowywać dokumenty by było optymalnie i sprytnie. Przechowywanie dokumentów jest niezbędne, a ich zagubienie lub utrata może wiele kosztować. Zarządzanie dokumentami to nie lada wyzwanie. Z tego artykułu dowiesz się, jak zadbać o firmowe dokumenty oraz zaoszczędzić czas i pieniądze.
Zachowanie pewnych dokumentów jest regulowane przepisami prawa. W związku z tym bezpieczne przechowywanie i ochrona dokumentów wiąże się z ogromną odpowiedzialnością dla każdej firmy bez względu na jej wielkość.
Niezależnie od tego czy są to dokumenty papierowe, czy elektroniczne ich przechowywanie oraz zabezpieczenie przed dostępem osób niepowołanych to absolutny must-have w każdej firmie. Odpowiednio utrzymane pliki umożliwiają ich wykorzystanie w dogodnym momencie
Przechowywanie dokumentów papierowych i elektronicznych w firmach i instytucjach krok po kroku
Problem z przechowywaniem dokumentów polega na tym, aby je odpowiednio posortować i uporządkować, aby w razie potrzeby nie było problemu z ich zlokalizowaniem i odnalezieniem. Zebraliśmy kilka wskazówek, które pomogą Ci posortować, archiwizować i przechowywać firmowe pliki.
1. Stwórz firmowy system archiwizacji
Niezależnie od tego ile dokumentów musisz przechowywać w firmie lub instytucji, kluczem jest ich zebranie i ułożenie w jednym miejscu. Opracowanie systemu zarządzania dokumentami sprawia, że wszystkie działy firmy wykonują te same kroki podczas przechowywania i archiwizowania dokumentów. Dzięki temu osoby kompetentne zyskują sprawny dostęp do danych.
2.Właściwe przechowywanie dokumentów czyli jak przechowywać dokumenty w firmie
Dobrym rozwiązaniem jest posiadanie archiwum z papierowymi oraz cyfrowymi danymi. Choć skanowanie ważnych dokumentów zajmuje sporo czasu, szczególnie w większych przedsiębiorstwach i instytucjach, to jednak zmniejsza ryzyko utraty informacji. Elektroniczna kopia zapasowa zawierająca archiwum z istotnymi aktami zapewnia szybką możliwość przywrócenia utraconych, uszkodzonych czy usuniętych pilików w wyniku pożaru, kradzieży czy klęsk żywiołowych.
3. Zdecyduj, które dokumenty są najważniejsze
https://biurwa.pl:8443/blog/jak-wybrac-dobry-segregator-na-dokumenty/Pierwszym krokiem jest podjęcie decyzji o tym, które dokumenty są ważne i powinny trafić do archiwum. Dobrym rozwiązaniem jest ich rozdzielenie na różne kategorie: dokumenty księgowe, dokumenty kadrowe, dokumenty związane z danymi osobowymi, dokumenty RODO, umowy oraz dokumenty do zniszczenia. Te mniej istotne zniszcz w niszczarce do dokumentów. O wyborze odpowiedniego segregatora przeczytasz w innym naszym wpisie dostępnym tutaj >>>
4. Posortuj je tematycznie
Borykasz się z problemem ogromnych stosów dokumentów, które musisz przechowywać w swojej firmie? Warto je posegregować na przykład według działu i roku. Oznaczaj je na bieżąco i porządkuj w segregatorach, teczkach lub pudłach do archiwizacji. Utrzymuj w nich porządek, aby ułatwić odnalezienie. Zastosuj drukarki do etykietek w celu ich odpowiedniego opisania.
5. Zorganizuj archiwum
Może to być specjalna szafa na dokumenty lub oddzielne pomieszczenie wypełnione regałami. To najwygodniejsze rozwiązanie, gdyż zamykając to pomieszczenie na klucz, ograniczasz dostęp do archiwum osób niepowołanych. Regały można podzielić na działy i w ten sposób posortować przechowywane na nich dokumenty. Ciekawym rozwiązaniem jest segregowanie po kolorach segregatorów. Jeden rok to jeden kolor.
6. Zrób listę pracowników, którzy mają dostęp do archiwum
Zależnie od wielkości firmy wyznacz pracowników, którzy będą mieć dostęp do tych dokumentów. Zapewnienie dostępu wszystkim pracownikom do pomieszczenia z danymi, zwanego archiwum, może powodować dezorganizację lub zagubienie potrzebnych akt.