Prowadzona przez firmy i najróżniejsze instytucje działalność zawsze związana jest z powstawaniem szeregu dokumentów. Obowiązujące na terenie naszego kraju prawo nakłada konieczność ich archiwizacji. Aby było to możliwe, trzeba pamiętać o kilku prostych zasadach. Dzięki nim proces archiwizacji będzie przebiegał prawidłowo.
Kategorie dokumentów
Wszystkie dokumenty znajdujące się w przedsiębiorstwie muszą zostać zaliczone do określonej kategorii. Wyróżnia się kategorie:
- A;
- B.
W tym drugim przypadku dokumenty dzieli się na:
- Bc;
- B + cyfra arabska;
- BE + cyfra arabska.
Kategoria A w większości przedsiębiorstw w ogóle nie występuje. Są to bowiem dokumenty, które mają wartość historyczną. Muszą być przechowywane wieczyście, co oznacza, że pod żadnym pozorem nie mogą zostać zniszczone.
Bc to natomiast dokumenty, które po wykorzystaniu mogą zostać oddane do zniszczenia. Trzeba jednak pamiętać, aby zlecić to w pełni profesjonalnej firmie.
B+cyfra arabska to oznaczenie, które stosowane jest dla oznaczenia dokumentów, które po określonym czasie można poddać zniszczeniu. Cyfra oznacza liczbę lat, przez którą dokumenty należy przechowywać.
BE+cyfra arabska do dokumenty, które po upływie określonego czasu muszą zostać poddane profesjonalnej ekspertyzie. Wykonujący ją pracownicy stwierdzają, czy dokumenty można oddać do utylizacji czy też muszą one być przechowywane dalej.
Jak przechowywane są dokumenty?
Wszystkie dokumenty, które znajdują się w obiegu danej firmy, po upływie dwóch lat od czasu, kiedy dotycząca ich sprawa została zakończona, muszą trafić do zakładowego archiwum, które prowadzone jest w każdym zakładzie pracy. Trzeba pamiętać o tym, aby dokumenty odpowiednio oznaczyć, zabezpieczyć i nadać im właściwą kategorię z tym, które przed chwilą powyżej opisaliśmy.
Prawidłowy proces archiwizacji dokumentów nie jest rzeczą prostą. Trzeba pamiętać o szeregu zasad, który wynikają z obowiązującego prawa, a jednocześnie zaopatrzyć się w różne rodzaje teczek i skoroszytów. Tylko bowiem z ich pomocą proces archiwizacji dokumentów będzie mógł przebiegać w sposób właściwy.
My też możemy Ci znacznie ułatwić archiwizację:
SEGREGATORY
ETYKIETY DO SEGREGATORA
PRZEKŁADKI DO SEGREGATORA
POJEMNIKI DO ARCHIWIZACJI
