Działanie każdego przedsiębiorstwa to powstawanie ogromnej ilości najróżniejszych dokumentów. Niektóre z nich mogą zostać zniszczone od razu. W wielu wypadkach jednak takie postępowanie jest w ogóle niemożliwe. Konieczne jest poddanie ich procesowi archiwizacji. Obowiązek jego prowadzenia nakładany jest przez obowiązujące w Polsce prawo. Pojawia się jednak pytanie jak prawidłowo opisywać teczki.
Archiwizacja to nic innego jak proces tworzenia zbioru dokumentów. Zanim jednak zbiór ten powstanie dokumenty muszą zostać odpowiednio oznaczone, a następnie zabezpieczone. Dopiero wówczas można umieścić je w archiwum zakładowym. Teczki, w których przechowywane są dokumenty trzeba zawsze właściwie oznaczyć. W tym wypadku również nie ma miejsca na dowolność.
Na każdej teczce w miejscu środkowym musi znaleźć się dokładna nazwa przedsiębiorstwa, ale również nazwa działu, który tworzy daną teczkę. Może to być na przykład dział kadr czy dział finansowy. Następnie w lewym górnym roku umieszcza się sygnaturę teczki. Sygnatura tworzona jest zawsze przez symbol literowy działu, symbol klasyfikacyjny, który przyjęto w danym przedsiębiorstwie oraz numer teczki w spisie, który określany jest mianem zdawczo – odbiorczego.
Prawy górny róg teczki to miejsce na umieszczenie kategorii archiwalnej akt. Do wyboru są w tym wypadku: A, B, BE, Bc. Nie można zapomnieć o dopisaniu cyfry, która oznacza liczbę lat, przez które teczka zawierająca dokumenty musi być przechowywana.
Umieszcza się również na teczce rok jej założenia, a także tytuł teczki. Istotne jest, aby na teczce zawsze znalazła się liczba stron, która znajduje się w jej środku. Ta informacja pozwoli sprawować kontrolę nad tym, czy żaden dokument z teczki nie zaginął.
Jak widać, zasady opisywania teczek do archiwizacji dokumentów są dość skomplikowane. Jednocześnie są one identyczne we wszystkich przedsiębiorstwach. Ich przyswojenie nie jest niemożliwe – poradzi sobie z tym pracownik każdego działu, w którym powstają dokumenty przeznaczone do archiwizacji.
WYBRALIŚMY DLA CIEBIE NAJLEPSZE PRODUKTY NIEZBĘDNE NASZYM ZDANIEM PRZY ARCHIWIZACJI:
ARCHIWIZACJA
