Archiwizacja dokumentów w domu i firmie to złożony proces, który polega na ich umieszczeniu w bezpiecznym miejscu. Źle zabezpieczone dokumenty mogą naruszać bezpieczeństwo oraz niekorzystnie wpływać na ochronę danych poufnych. Jak zmniejszyć ryzyko błędów podczas archiwizacji dokumentów w firmie i co musisz wiedzieć o tej czynności?
Spis treści:
- Co to jest archiwizacja dokumentów?
- Archiwizacja dokumentów w przedsiębiorstwie – wymagania prawne
- Archiwizacja dokumentów w firmie krok po kroku
- Akcesoria niezbędne do archiwizacji dokumentów w firmach, instytucjach i przedsiębiorstwach
Co to jest archiwizacja dokumentów?
Niezależnie od wielkości i zakresu działalności przedsiębiorstwa w każdej firmie niezbędne jest bezpieczne przechowywanie i archiwizacja nieużywanych na co dzień informacji. Istnieją dwa sposoby archiwizowania dokumentów:
Archiwizacja dokumentów w siedzibie firmy – wymaga przeznaczenia odpowiedniej przestrzeni magazynowej, wdrożenia systemu archiwizacji, by móc z łatwością znaleźć informacje i dokumenty w razie zapotrzebowania.
Archiwizacja i zarządzanie dokumentów przez firmę zewnętrzną, która oferuje archiwizację, skanowanie i wysyłkę na żądanie, dostarczanie pojedynczych dokumentów w formie papierowej czy skanowanie papierowych dokumentów przed ich archiwizacją lub zniszczeniem. To rozwiązanie idealne dla firm, które nie mają miejsca, by bezpiecznie przechowywać swoje dokumenty w siedzibie przedsiębiorstwa.
Archiwizacja dokumentów w przedsiębiorstwie – wymagania prawne
W zależności od treści firmowych dokumentów istnieje wiele ustaw i przepisów prawnych, które regulują czas obowiązkowego przechowywania dokumentacji. Okazuje się, że niektóre pisma należy przechowywać nawet przez 50 lat. Według Ustawy o rachunkowości oraz Ustawy o ordynacji podatkowej czas przechowywania oryginałów i kopii faktur VAT, ksiąg podatkowych i innych dokumentów księgowych wynosi 5 lat.
Natomiast okres przechowywania dokumentacji pracowniczej według Kodeksu Pracy wynosi 10 lat od zakończenia zatrudnienia. Czas przechowywania dokumentów z ZUS różni się w zależności od ich rodzajów, co reguluje Ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych.
Archiwizacja dokumentów w firmie krok po kroku
Temat archiwizacji dokumentów w firmie może być zniechęcający, jednak dla większości firm, organizacji i przedsiębiorstw jest koniecznością. W przypadku zaniedbania archiwizacji danych ich ilość może się ekspresowo gromadzić. Niezależnie od tego, czy pracujesz w małej rodzinnej firmie, dużym przedsiębiorstwie, instytucji czy międzynarodowej korporacji, poznaj wskazówki dotyczące archiwizacji dokumentów, które pomogą Ci odnieść sukces.
Krok 1: Kontrola dokumentów
Zanim zaczniesz pakować wszystkie firmowe papiery do pudełek, warto wcześniej uporządkować je na te, które trzeba zachować, te do zeskanowania i te, które trzeba zniszczyć w niszczarce i wyrzucić. Warto także zastanowić się, czy dany dokument jest potrzebny, aby nie marnować cennego miejsca do przechowywania. Dobrym rozwiązaniem jest recykling dokumentów, których nie trzeba przechowywać, co pozwoli utrzymać minimalny ślad węglowy.
Krok 2: Regularne usuwanie niepotrzebnych plików
Archiwizacja dokumentów papierowych jest łatwiejsza i szybsza, jeśli na bieżąco usuwasz niepotrzebne pliki i wrzucasz je do niszczarki.
Krok 3: Przestrzeń do przechowywania
Większość zarchiwizowanych tradycyjnych dokumentów powinna być odpowiednio zabezpieczona i przechowywana. Dokumenty papierowe są szczególnie narażone na trwałe uszkodzenia w wyniku pożaru, powodzi czy klęsk żywiołowych, dlatego warto rozważyć także przygotowywanie elektronicznej kopii zapasowej najważniejszych umów czy pism firmowych.
Krok 4: Cyfrowa archiwizacja dokumentów
Coraz więcej firm posługuje się dokumentami elektronicznymi, co sprawia, że warto rozważyć również cyfrową archiwizację dokumentów. Rozwiązanie to pozwala ograniczyć ilość miejsca niezbędnego do przechowywania dużej ilości dokumentów.
Krok 5: Pudełka na dokumenty
Niezbędne do archiwizacji tradycyjnych dokumentów będą segregatory i pudełka na dokumenty. Ważne, aby wybierać trwałe pudełka do archiwizacji dokumentów, gdyż ciężkie pudła z dokumentami nie przetrwają zbyt długo. Istotne jest stworzenie systemu, który ułatwi zarządzanie plikami. Wszystko po to, by oznaczone unikalnymi numerami zbiory danych ułatwiały odnajdywanie odpowiednich dokumentów.
Krok 6: Zadbaj o bezpieczeństwo
Musisz mieć pewność, że Twoje dokumenty są przechowywane w bezpiecznym miejscu i zabezpieczone przed dostępem nieupoważnionych osób.
Proces przechowywania i archiwizacji dokumentów w firmie w pewnym stopniu wpływa na wydajność i dochody biznesu. Nieumiejętne zarządzanie dokumentami czy brak organizacji w sposobie obsługi procesu archiwizacji może prowadzić do spowolnienia codziennych zadań, problemów prawnych czy niezadowolenia klientów.
Akcesoria niezbędne do archiwizacji dokumentów w firmach, instytucjach i przedsiębiorstwach
Artykuły do archiwizacji dokumentów ułatwiają utrzymywanie porządku. Niezbędne w tym celu produkty, takie jak: segregatory, pudła archiwizacyjne, skoroszyty, teczki z gumką, wąsy skoroszytowe, zszywacze archiwizacyjne, mechanizmy do przenoszenia dokumentów, klipsy archiwizacyjne, listwy do archiwizacji oraz wszystkie inne artykuły biurowe, papiernicze, szkolne i piśmiennicze, a także urządzenia biurowe znajdziesz w najlepszym sklepie z wyposażeniem dla firm, biur, instytucji i organizacji https://biurwa.pl/.
Reasumując, archiwizacja dokumentów to proces wieloetapowy. Utrzymanie aktualności i bezpieczeństwa archiwum wymaga zarówno zaawansowanego planowania, jak i ciągłej uwagi. W dzisiejszych czasach, ze względu na przepisy prawa czy regulacje związane z RODO oraz ewentualną kontrolą skarbową większość firm powinna zadbać o odpowiednią archiwizację i przechowywanie dokumentów. Choć najczęściej stosują ją przedsiębiorstwa, które przetwarzają mnóstwo pism i papierów czy potrzebują dostępu do danych historycznych, to koniecznie powinna je wdrożyć każda, nawet najmniejsza firma.
